Assalamualaikum & salam sejahtera,
Seperti dijanjikan. Sepanjang Mac 2018 ini saya akan kemaskini dan kongsikan berkaitan dengan EKSA.
Kenapa? Agar auditor dan juga penyelaras dapat faham mengenai EKSA. Ia juga boleh dikatakan kaedah promosi EKSA di peringkat UMP. Soal jawab berkaitan Komponen A sahaja. Komponen A banyak merujuk pada Fail & Sudut. Sekiranya dokumen lengkap, peluang mendapat markah yang mantap juga lebih mudah.
Jom….
- Carta perbatuan ditampal tetapi tiada lorekan perancangan dan pelaksanaan. Bagaimana?
Jawapan: Bermaksud ia tidak disediakan. Sekiranya disediakan pasti ada perancangan tetapi belum dilaksana.
- Jabatan kami ada Bilik Fail, jadi Bilik Dokumentasi kena audit juga ke?
Jawapan: Ya. Bilik Fail (B12) dan Sudut/Bilik Cetak/Dokumentasi bagi soalan B13 sekiraya terdapat bilik/ruang cetak/bilik dokumentasi yang lain. Mesin fotokopi/pencetak juga dianggap sudut cetak.
- Bagaimana untuk mengetahui amalan EKSA diamal dan dipatuhi?
Jawapan: Ruang, bilik dan kawasan memenuhi kriteria dan garis panduan EKSA yang ditetapkan. Contoh, bila ditanya kepada staf, mereka tahu bahawa hiasan pada kubikel dihadkan pada 5 sahaja (penyeragaman UMP).
Lihat persekitaran pejabat terdapat amalan EKSA seperti guna semula, kitar semula, kemas, teratur, label, pelan bangunan dan sebagainya.
Paling mudah semasa opening Audit EKSA, tanya kepada auditee/penyelaras/staf di ptj mengenai pelaksanaan EKSA. Awareness? gotong royong? Lontarkan juga soalan berkaitan EKSA.
- Bagaimana ingin melihat penglibatan pengurusan atasan dalam program EKSA?
Jawapan: Lihat carta JK Pengurusan Tertinggi sebagai Penaung/Penasihat. Bukti bergambar semasa aktiviti EKSA dan juga diminitkan dalam mesyuarat pengurusan.
- Sekiranya di dalam fail tiada dokumen zon EKSA tetapi disudut dipaparkan. Adakah ia diambilkira?
Jawapan: Ya. Komponen A pelan lantai/zon mesti ada pada SUDUT EKSA.
Auditor juga manusia biasa. Kadangkala audit dalam tempoh 1 jam tidak sama dengan auditor dalaman PTJ yang secara tetapnya mengetahui keadaan sebenar di Ptj mereka.
Kita belajar menerima cadangan dari auditor luar PTj dan membuat penambahbaikan.
Sekadar itu sahaja.
Jumpa di sesi akan datang…
~Berkongsi selaku auditor~
Mestikah SUDUT EKSA di pamer dbahadian entrance pejabat?
Tidak semestinya. KECUALI JABATAN telah tetapkan/seragamkan untuk diletakkan di main entrance. Sudut EKSA boleh letakkan di ruang yang sesuai untuk rujukan semua ahli EKSA/semua staf. Ruang yang senang dilihat/dirujuk oleh staf, tidak tercorok. Ada beberapa jabatan meletakkan di bahagian pentadbiran, bersebelahan bilik mesyuarat, sebelah lif utama,
Main entrance sewajarnya diletak piagam pelanggan, visi, misi, objektif, carta organisasi dan sebagainya. Jika ruang /lobi ruang utama yang luas boleh diwujudkan Sudut EKSA.