(sambung dari part 1)

Penulisan ini saya bahagikan pada 3 perkara:

1. Persediaan awal (part 1) di post yang sebelum ini. 
2. Perlaksanaan
3. Semakan & persediaan akhir

2. Perlaksanaan

Jika persediaan awal telah dilakukan, susun program, aktiviti, dan sebagainya yang diperlukan. Ia tidak mampu dilaksanakan dalam sekelip mata. Mungkin mengambil masa 2-3 tahun atau lebih. Penting untuk setiap tindakan dan program yang dijalankan difahami tujuan oleh setiap staf dalam jabatan.

Setiap perancangan yang dibuat mestilah selari dan memenuhi semua kriteria yang diperlukan.

Contoh sub kriteria penjimatan:

Apakah jenis penjimatan yang telah dilaksanakan diperingkat jabatan? Sertakan bukti.

Sebagai sebuah jabatan, penjimatan boleh dilakukan dengan membuat latihan dalaman atau menghantar kursus secara berpasukan.

Selain itu jika sebelum ini menggunakan perkhidmatan penerbangan MAS, tukarkan ke penerbangan AirAsia. Sesetengah jabatan menetapkan kos hotel dibayar oleh peserta dan kemudian membuat tuntutan. Kaedah ini bagi sesetengah hotel memberi diskaun yang tinggi bagi tempahan atas talian dan pembayaran tunai.

Jabatan perlu lebih kreatif dalam melaksanakan penjimatan bukan sekadar jimat semata-mata. Lihat dari pelbagai aspek.

Contoh sub kriteria yang ada dalam AKNC antaranya kreativiti dan inovasi.

Apakah inovasi yang telah dilaksanakan?

Apakah perkara yang dilaksanakan untuk kegirangan pelanggan?

3.Semakan & persediaan akhir

 Jika anda telah laksanakan kedua-dua perkara di atas dan semua kriteria telah dipenuhi, jom siapkan dokumentasi.

1. Sediakan fail dan susun tajuk mengikut kriteria
2. Susun dokumen mengikut kriteria. Dokumen ini semua termasuk gambar dan dokumen sokongan bagi menyokong apa yang telah dilaksanakan dan dinyatakan. Jangan lupa imbas dokumen yang dirasa sangat penting dan dalam masa yang sama boleh dimasukkan dalam slide.
3. Sediakan ringkasan eksekutif kenapa jabatan anda layak memenangi anugerah ini
4. Jangan lupa sediakan slide mengikut kriteria dan sub kriteria. Ini akan memudahkan panel menyemak dan memahami dokumen yang telah anda susun.
5. Slide ini bagi membuat pembentangan jika diminta atau apabila ingin menunjukkan bukti (kerana itu dokumen utama perlu diimbas).
6. Apa yang penting dalam membuat pembentangan dan juga menyediakan dokumen pastikan ia mudah dikesan oleh panel.

Sepanjang 2 kali memasuki anugerah, kali pertama panel minta bentangkan slide yang disediakan dan lampiran akan dirujuk oleh panel.

Pada kali ke dua, tiada pembentang. Terus sesi soal jawab dan jawapan diberikan secara verbal dan juga dipancarkan slide. Sebab itu pentingnya slide disusun dengan baik.

Tempoh sesi pembentangan?

Bergantung kepada panel, tetapi secara umumnya bersedialah untuk tempoh 2 hingga 3 jam.

Lama tak?

Sudah tentulah kerana ia hadiah yang lumayan, pastinya panel ingin menyelidik secara terperinci bagi memastikan sesuah jabatan memang panjang sangat layak dan berkualiti.

Pendek kata 3-5 tahun proses melaksana dan dalam tempoh 2 bulan menyedia, melangkapkan dan membuat semakan sebelummemasuki pertandingan ini.

Lantik kumpulan  dalam menyediakan dan menyusun semua strategi bagi peroleh kejayaan!

Dah panjang sangat. Semoga penulisan ini membantu pembaca yang terlibat dengan dokumentasi bagi anugerah yang akan datang!

“Selamat Berusaha!”.

::Aishah Ghani::

#kongsidaripengalaman